(१) ऐनको दफा ३ बमोजिम ठेक्काको बन्दोबस्त गर्दा सो ठेक्काको मिति शुरु हुनुभन्दा साधारणतः ७ महीना अगावै ठेक्का बन्दोबस्त गर्ने अड्डा, कार्यालय वा अधिकारीले सो ठेक्का सम्बन्धी सबै विवरण सड्ढलन गरी सम्बन्धित बिभागमा पठाउनु पर्छ ।

(२) टेण्डर कल गरिदा डाक बढाबढ वा घटाघट गरी निकासाको लागि सम्बन्धित बिभागमा पठाउँदा निकासा भै आउँदा लाग्ने समयको बिचार गरी निकासा चाहिने अन्तिम मिति समेत लेखि पठाउनु पर्छ ।